Technikunabhängige Definition von Datenarten
Auf dieser Seite werden Hintergründe für die Empfehlung der DIN 66398 dargestellt, nach der Datenarten und Löschregeln technikunabhängig definiert werden sollen. Die Einführung in die »methodischen Aspekte« gibt einen Überblick über die Themen der Rubrik.
Motivation
Arbeit für eine Aufgabe soll möglichst nur einmal geleistet werden. Danach will man die Ergebnisse wiederverwenden. Wenn in der Beschreibung von Datenarten und Löschregeln technische Aspekte eine Rolle spielen, wie die Art des Speichermediums, Eigenschaften des Anwendungssystems oder der Ort der Speicherung, dann wird die Wiederverwendung eingeschränkt.
- Beispiele für Speichermedien sind Papier, Tonträger wie Cassetten oder Audio-CDs, DVD, verschiedene elektronische Datenträger, oder auch Mikrofiche.
- Beispiele für technische Formate sind XML-Formate, PDF, Datensätze in einer Datenbank, Fotos (wie .jpg), Audio-Datein (wie .mp3), oder Datenobjekte im OpenDocument Format (.odf)
- Beispiele für Anwendungssysteme im Kontext von Buchhaltungsdaten können z.B. Buchhaltungssoftware, Bank-Überweisungssoftware oder ein Reisekostenabrechnungssystem sein.
- Beispiele für Speicherorte sind Datenträger im lokalen System, das Storage Area Network (SAN) der Organiation, eine eigene Cloud oder Speicherkapazitäten, die zu einer Software-as-a-Service-Leistung gehören.
Eine Löschregel, in der technische Aspekte berücksichtigt werden, lässt sich typischerweise nur zwischen Situationen übertragen, für die die gleichen technischen Bedingungen gelten. Die Vorgehensweise der DIN 66398 trennt deshalb klar zwischen den beiden Ebenen: Die Datenarten und zugehörigen Löschregeln werden technikunabhängig beschrieben, die Umsetzungsvorgaben übernehmen dann die Abbildung der Regeln auf die Technik. (Mehr Gründe für die beiden Ebenen werden im Thema »Trennung von Löschregeln und Umsetzungsvorgaben« beschrieben.)
Zielsetzung: Wiederverwendbarkeit
Gleiche Datenobjekte werden für gleiche Zwecke oft an verschiedenen Stellen verwendet und gespeichert.
Beispiel: Rechnungen und andere Buchhaltungsdaten können in einem Buchhaltungssystem verarbeitet und anschließend in einem Archivsystem gespeichert werden. Papierhafte Buchhaltungsbelege werden in Aktenordnern abgeheftet und später einem Archivdienstleister übergeben.
Die Zwecke sind für die Datenobjekte aber immer die gleichen.
Beispiel: Buchhaltungsdaten werden immer verwendet, um Forderungen zu prüfen und auszugleichen, Jahresabschlüsse zu erstellen und sie für Finanzprüfungen vorzuhalten.
Für die Definition der Löschregel sind nur die fachlichen und rechlichen Zwecke relevant; dabei werden die Aufbewahrungsfristen nach der Empfehlung der DIN 66398 berücksichtigt. Die Art des Datenobjekts, die Speicherorte, die Speichermedien und auch die Anwendungssysteme spielen für die Begründung der Löschregel keine Rolle. Damit ist die Löschregeln für alle Speicherarten, -medien und -orte gleich.
Im Gegensatz zu Löschregeln, die systemspezifisch beschrieben werden, sind technikunabhängige Löschregeln unmittelbar für die Wiederverwendung geeignet.
Branchenübergreifende Regelkataloge
Eine technikunabhängige Beschreibung von Löschregeln ist auch die Voraussetzung dafür, dass Regelkataloge für Branchen erstellt werden können. Andernfalls würden Regelkataloge bestimmte Applikationen implizieren, wären nicht technikoffen und würden sicher auch geringere Akzeptanz finden. Ein technikunabhängiger Regelkatalog bieten dagegen die Chance, dass verschiedene Hersteller in ihren Produkten die gleichen Datenarten mit den Löschregeln implementieren.
Weitere Vorteile
Die technikunabhängige Bescheibung von Datenarten und Löschregeln hat mehrere weitere Vorteile:
- Die Defnition der Datenart bleibt vergleichsweise stabil, weil auch die Zwecke und Rechtsgrundlagen in der Regel stabil sind. Die Löschregeln ändern sich daher meist nicht, wenn ein Techniksystem ausgetauscht wird oder Abläufe im Geschäftsprozess angepasst werden.
- Da der Regelkatalog seltener geändert wird, wird auch Aufwand für Reviews und Freigaben der Löschregeln reduziert.
- In IT-Entwicklungs- oder Beschaffungsprojekten kann die Löschregel aus dem Regelkatalog als Anforderung an das neue System bereits zu Beginn des Projekts zur Verfügung gestellt werden. Systemspezifische Regeln leisten dies wahrscheinlich nicht so einfach.
- Für die Umsetzungsprojekte sind solche "neutralen" Löschregel technikoffen und erlauben verschiedene Implementierungen. Die Trennung zwischen »what« (= Anforderung, Löschregeln) und »how« (= Umsetzung) ist auch eine vielfach geforderte Vorgehensweise für Anforderungsanalysen in IT-Projekten.
Nebeneffekt: Besserer Fokus bei der Erhebung von Datenarten
Die Erhebung der Datenarten erfolgt in der Regel mit Fachexperten. In die Diskussionen fließen häufig technische Details ein. Diese können zwar für die Umsetzung relevant sein. Während der Erhebung der Informationen für die Datenart und Löschregel erhöhen sie aber die Komplexität erheblich und lenken von der Regelbildung ab.
Mit dem Hinweis auf die technikunabhängige Definition der Datenarten können solche Details zurückgedrängt werden. Damit wird auf die Fachebene fokussiert. Entscheidung über die Löschregel können leichter getroffen werden und die Beschreibung der Datenart wird leichter nachvollziehbar.