DIN 66398 und die Bezüge zur Mitbestimmung

Diese Seite stellt dar, welche Synergieffekte zwischen einem Löschkonzept und Mitbestimmungsaspekten erschlossen werden können. Die Einführung in die Bereiche, in denen mögliche Synergieeffekte zu einem Löschkonzept erschlossen werden können, gibt einen Überblick über die Themen der Rubrik.

Betriebsvereinbarungen und Löschregeln

Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten mittels IT-Systemen unterliegt sowohl dem Datenschutz als auch der Mitbestimmung. Obwohl die individualrechtlichen Normen (Datenschutz) und die kollektivrechtlichen Regelungen (Mitbestimmung) grundsätzlich unabhängig voneinander bestehen und einzuhalten sind, gibt es Berührungspunkte. So können Betriebsräte nur Regelungen vereinbaren, die den datenschutzrechtlichen Schutzvorschriften genügen. Umgekehrt können Betriebs- oder Dienstvereinbarungen in manchen Fällen überhaupt erst eine datenschutzrechtliche Zulässigkeitsgrundlage schaffen. In vielen Fällen konkretisieren betriebliche Vereinbarungen deshalb auch Verarbeitungsumstände von Beschäftigtendaten. Dazu gehört z.B.

• die Verarbeitungszwecke zu begrenzen,
• Zugriffsrechte festzulegen,
• zu regeln, welche Auswertungen wie erstellt und verwendet werden dürfen, und
• Löschfristen festzulegen, nach deren Ablauf Daten und Auswertungen nicht mehr zur Verfügung stehen sollen.

Ein Löschkonzept kann diese Konkretisierung der Löschregeln in Vereinbarungen sehr gut unterstützen: In einem Löschkonzept nach DIN 66398 können aus den Zwecken implizit die Datenarten identifiziert werden. Sofern diese Datenarten im Katalog der Löschregeln bereits angemessen definiert sind, können die Regeln direkt in die Betriebs- oder Dienstvereinbarung oder Anlagen dazu übernommen werden. Andernfalls könnten die Datenarten neu definiert und in den Katalog aufgenommen werden. Auch die Umsetzungsvorgaben nach DIN 66398 könnten - wo notwendig - zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtenvertretung als Anlagen in Vereinbarungen eingeschlossen werden.

Mit diesem Vorgehen wird erreicht, dass für alle Löschregeln ein Referenzdokument gilt: der Katalog der Löschregeln. Dadurch können die Löschregeln im Katalog und in den Betriebsvereinbarungen konsistent zueinander gehalten werden. Für die Umsetzungsvorgaben kann dann immer direkt auf den Katalog der Löschregeln zurückgegriffen werden.

Zusammenarbeit mit der Beschäftigtenvertretung

Um diese Synergie zwischen Mitbestimmung und Löschkonzept zu erreichen, wird es hilfreich sein, die Beschäftigtenvertretung früh einzubinden. Insbesondere gilt dies, wenn Löschregeln definiert werden, die die Daten von Beschäftigten betreffen. Wenn die Beschäftigtenvertretung erst spät mit fertigen Löschregeln konfrontiert wird, kann leicht die Frage auftreten, ob das Vorgehen fair war und die Löschfristen hinreichend eng festgelegt wurden. Widerspruch gegen Löschregeln führt dann dazu, dass mindestens einige Fristdiskussionen neu geführt werden müssen. Möglicherweise müssen aber auch Löschregeln angepasst werden. Verzögerungen im Projektablauf sind wahrscheinlich.

Deshalb sollte die Beschäftigtenvertretung bereits an den Diskussionen beteiligt werden, in denen die Vorgehensweise für die Entwicklung des Löschkonzepts in der Organisation festgelegt wird. Dadurch kann die Vorgehensweise der DIN 66398 vermittelt werden und die Beschäftigtenvertretung kann sich mit ihren Argumenten früh in das Löschprojekt einbringen. Gemeinsam können dann die Löschregeln für Beschäftigtendaten entwickelt werden.

An welchen weiteren Projektschritten sich die Beschäftigtenvertreter beteiligen und ob Teile der Vorgehensweise in einer allgemeinen Betriebsvereinbarung vereinbart und damit "vor die Klammer" gezogen werden, ergibt sich dann aus der Kultur der Zusammenarbeit und der Regelungsstruktur im Unternehmen.

Weiterführende Informationen

Diese Aspekte werden ausführlich in einem Aufsatz in CuA beschrieben.